Leitfaden zur Auswahl einer POS-Registrierkasse

Die Wahl eines Kassensystems klingt einfach, bis man erkennt, wie viel schief gehen kann. Wählen Sie eine Kasse, die zu einfach ist, da dies den Verkauf verlangsamen, die Zahlungsoptionen einschränken und zusätzlichen manuellen Aufwand verursachen kann. Wenn Sie ein System wählen, das zu komplex ist, zahlen Sie möglicherweise für Funktionen, die Ihr Unternehmen eigentlich nicht benötigt.

Aus diesem Grund erfordert die Auswahl der heutigen POS-Registrierkassen mehr als nur den Vergleich von Preisen oder Hardware. Ein gutes POS-Kassensystem für kleine Unternehmen sollte zu Ihrer Verkaufsumgebung passen, Ihre Mitarbeiter unterstützen, tägliche Transaktionen reibungslos abwickeln und Raum für Wachstum lassen. Für einige Unternehmen reicht eine Grundeinrichtung aus. Für andere benötigt die richtige POS-Registrierkasse für den Einsatz in Einzelhandelsgeschäften Inventartools, Berichte, Kundenmanagement und flexible POS-Hardware.

In diesem Artikel besprechen wir, wie Sie eine POS-Registrierkasse basierend auf Ihrem Geschäftstyp, Ihren Kassenanforderungen, Ihrem Budget und Ihren langfristigen Zielen auswählen. Sie erfahren, welche Funktionen am wichtigsten sind, wie Sie Software- und Hardwareoptionen für Registrierkassen vergleichen und wie Sie die beste Lösung für Ihr Geschäft finden, ohne zu viel zu bezahlen.

Beginnen Sie mit Ihren Geschäftsanforderungen

Der erste Schritt ist einfach: Beginnen Sie nicht mit dem Vergleich von Marken. Schauen Sie sich zunächst an, wie Ihr Unternehmen jeden Tag funktioniert.

Ein kleiner Souvenirladen hat andere Bedürfnisse als ein Café. Ein Bekleidungsgeschäft benötigt Barcode-Scannen und Bestandskontrolle. Ein mobiler Verkäufer benötigt möglicherweise ein Handheld-Gerät und schnelle kontaktlose Zahlungen. Ein Unternehmen, das online und offline verkauft, benötigt möglicherweise ein Point-of-Sale-System, das Produkte und Bestellungen über beide Kanäle synchronisiert.

Stellen Sie sich diese Fragen, bevor Sie POS-Kassen vergleichen:

• Verkaufen wir an einer oder mehreren Verkaufsstellen?

• Brauchen wir Mobilität?

• Führen wir viele SKUs?

• Brauchen wir Personalkonten?

• Verkaufen wir auch online?

• Brauchen wir Kundendaten oder Loyalitätstools?

Diese Fragen helfen Ihnen, Über- oder Unterkäufe zu vermeiden. Viele Unternehmen zahlen für erweiterte Funktionen, die sie nie nutzen. Andere entscheiden sich für ein Basisregister und ersetzen es dann innerhalb eines Jahres, weil es das Wachstum nicht unterstützen kann.

Tipp: Schreiben Sie zunächst Ihre täglichen Probleme beim Bezahlen auf. Ordnen Sie dann die Funktionen diesen Problemen zu.

Entscheiden Sie sich zwischen einer einfachen Kasse und einem vollständigen Kassensystem

Nicht jedes Unternehmen benötigt vom ersten Tag an eine funktionsreiche Plattform. Manche benötigen lediglich eine zuverlässige Registrierkasse für Bargeld- und Kartenzahlungen. Andere benötigen ein POS-System für den Einzelhandel, das den Lagerbestand, die Berichterstellung und die Kundenverwaltung übernimmt.

Eine einfache elektronische Registrierkasse eignet sich normalerweise am besten für sehr einfache Kassenanforderungen. Es kann Umsätze summieren, Quittungen ausdrucken und eine Kassenschublade öffnen. Ein vollständiges POS-Registrierkassensystem für kleine Unternehmen umfasst in der Regel Software, Cloud-Zugriff, Berichterstellung, Inventarisierungstools und Integrationen.

Wenn eine einfache Registrierkasse ausreichen kann

• Sehr kleiner Produktkatalog

• Ein Verkaufsstandort

• Geringes tägliches Transaktionsvolumen

• Begrenzter Berichtsbedarf

• Kein E-Commerce-Kanal

Wenn ein POS-Register für kleine Unternehmen sinnvoller ist

• Viele Produkte bzw. Varianten

• Häufige Bestandsänderungen

• Betrieb mit mehreren Mitarbeitern

• Bedarf an Echtzeitberichten

• Omnichannel-Vertrieb

• Pläne zur Skalierung

Für viele Einzelhändler ist die eigentliche Wahl nicht „Registrierkasse oder POS“, sondern „wie viel Kapazität brauchen wir jetzt und wie viel werden wir in 12 bis 24 Monaten brauchen?“

Tipp: Der spätere Austausch des falschen Systems kostet oft mehr, als sich jetzt für das richtige zu entscheiden.

Konzentrieren Sie sich auf die Funktionen, die am wichtigsten sind

Funktionslisten können schnell lang werden. Deshalb hilft es, wesentliche Funktionen von Wachstumsfunktionen zu trennen.

Zumindest sollten die meisten POS-Kassen schnell Verkäufe tätigen, gängige Zahlungsmethoden akzeptieren, Quittungen ausstellen und tägliche Transaktionen verfolgen. Diese Grundlagen finden sich in allen Quellmaterialien wieder.

Darüber hinaus umfasst die beste POS-Registrierkasse für kleine Unternehmen häufig Tools, die Zeit sparen und die Übersicht verbessern.

Wesentliche Funktionen

• Schnelle Kaufabwicklung

• Unterstützung für Bargeld, Karte und mobiles Bezahlen

• Drucken von Quittungen oder E-Mail-Quittungen

• Sichere Unterstützung der Kassenschublade

• Grundlegende Verkaufssummen und Tagesabschlussberichte

Wachstumsorientierte Funktionen

• Bestandsverwaltung POS

• Kundenprofile und Loyalität

• Mitarbeiterberechtigungen und Nachverfolgung

• Rückerstattungs- und Retouren-Workflows

• Berichterstattung über mehrere Standorte

• E-Commerce-Synchronisierung

• App-Integrationen

Für den Einzelhandel ist die Bestandsverwaltung besonders wichtig. Wenn eine Einzelhandels-POS-Registrierkasse Ihnen nicht dabei helfen kann, Lagerbestände, Schnellverkäufer und Artikel mit geringem Lagerbestand zu erkennen, verursacht sie möglicherweise mehr manuelle Arbeit als sie beseitigt. Auch die Berichterstattung ist wichtig. Gute Berichte zeigen, was wann verkauft wurde und wie sich das Unternehmen im Laufe der Zeit entwickelt hat. In den hochgeladenen Leitfäden werden sowohl Inventar als auch Berichterstattung als wichtige Wertbereiche hervorgehoben.

Wählen Sie das richtige POS-Hardware-Setup

POS-Hardware wirkt sich auf Geschwindigkeit, Platzbedarf und Personalkomfort aus. Viele Unternehmen konzentrieren sich zunächst auf die Software und vergessen dann die täglichen Auswirkungen der Hardware.

Eine Tischkasse mit Touchscreen eignet sich gut für eine feste Kassenstation. Es eignet sich für Geschäfte, die Kunden aus einem Hauptzahlungsbereich bedienen. Ein mobiles Gerät eignet sich besser für Warteschlangen, Pop-up-Verkäufe, Essensservice oder Kassen am Tisch. Die Quellen weisen immer wieder darauf hin, dass der Formfaktor wichtig ist, da die Mobilitätsanforderungen je nach Geschäftsmodell unterschiedlich sind.

Zur gängigen POS-Hardware gehören:

Überprüfen Sie vor dem Kauf die Kompatibilität. Manche POS-Hardware funktioniert nur innerhalb eines Anbieter-Ökosystems. Andere unterstützen offenere Setups. In den Materialien von Shopify und Fiserv wird darauf hingewiesen, dass die Kompatibilität und die gebündelten Hardwareoptionen stark variieren können.

Denken Sie auch an das Transaktionsvolumen. Für eine Boutique kann eine Kasse ausreichen. Ein geschäftiges Einzelhandelsgeschäft benötigt zu Spitzenzeiten möglicherweise zwei oder mehr Stationen.

Tipp: Gute Hardware sollte Klicks, Bewegungen und Verzögerungen beim Auschecken reduzieren und nicht nur modern aussehen.

Vergleichen Sie die tatsächlichen Kosten, nicht den Aufkleberpreis

Der Preis ist ein wichtiger Auswahlfaktor, aber viele Unternehmen treffen hier auch schwache Entscheidungen. Sie vergleichen die monatliche Gebühr und hören dort auf.

Ein POS-Kassensystem für Kleinunternehmen kann mehrere Kostenschichten umfassen:

• Kauf oder Leasing von Hardware

• Monatliches Software-Abonnement

• Gebühren für die Zahlungsabwicklung

• Einrichtungs- oder Onboarding-Gebühren

• Support- oder Schulungsgebühren

• Upgrade-Kosten

• Vertragsstornierungsgebühren

Andere Quellen betonen diesen Punkt deutlich. Ein Leitfaden unterteilt das System in Software, Hardware und Zahlungsabwicklung. Ein anderer warnt Käufer, nach den Gesamtkosten zu fragen, nicht nur nach dem Gesamtpreis.

Hier ist eine einfache Kostenansicht:

Ein billigeres System ist nicht immer das bessere Preis-Leistungs-Verhältnis. Wenn das Personal ausgebremst wird, Berichte fehlen oder der Bestand nicht verfolgt werden kann, kann es im Laufe der Zeit zu höheren Kosten durch Arbeitsaufwand, Fehler und verpasste Verkaufschancen kommen.

Überprüfen Sie Sicherheit, Integrationen und Zuverlässigkeit

Ein POS-System verarbeitet Zahlungsdaten, Verkaufsunterlagen und oft auch Kundeninformationen. Das macht Sicherheit zu einer Kernanforderung und nicht zu einem Bonus.

In den Quellenmaterialien werden PCI-Compliance, Verschlüsselung und sichere Zahlungsabwicklung als wichtige Bewertungspunkte hervorgehoben. Sie legen außerdem Wert auf Zugangskontrolle und sichere Transaktionsverarbeitung.

Überprüfen Sie bei der Überprüfung eines Anbieters Folgendes:

• PCI-Konformität

• Verschlüsselte Zahlungsabwicklung

• Rollenbasierter Mitarbeiterzugriff

• Transaktionsverfolgung

• Sicherer Cloud-Speicher

• Zuverlässige Software-Updates

Auch Integrationen sind wichtig. Ein leistungsstarkes Registrierkassen-Software-Setup sollte eine Verbindung zu den Tools herstellen, die Sie bereits verwenden oder verwenden möchten. Gängige Beispiele sind Buchhaltungssoftware, E-Commerce-Plattformen, Treuetools und Inventarsysteme.

Die Qualität des Supports ist ein weiterer Teil der Zuverlässigkeit. Wenn Ihr System während eines Wochenend-Ansturms ausfällt, benötigen Sie schnelle Hilfe. In den hochgeladenen Leitfäden wird empfohlen, den Live-Support, die Reaktionszeiten und Selbsthilferessourcen zu überprüfen.

Fragen, die es wert sind, gestellt zu werden

1. Ist der Support rund um die Uhr verfügbar?

2. Können wir später Integrationen hinzufügen?

3. Können wir unsere Daten einfach exportieren?

4. Wie oft aktualisieren Sie die Software?

5. Was passiert, wenn das Internet ausfällt?

Passen Sie das System an Ihren Unternehmenstyp an

Die beste POS-Registrierkasse für den Einzelhandel eignet sich möglicherweise nicht für Restaurants, Salons oder mobile Verkäufer. Die Anpassung an die Branche verändert, welche Werkzeuge am wichtigsten sind.

Einzelhandelsgeschäfte

Einzelhändler profitieren in der Regel vom Barcode-Scannen, der Bestandsverfolgung, der Retourenabwicklung, Werbeaktionen und der Kaufhistorie der Kunden. Ein Einzelhandelskassensystem soll auch bei der schnellen Produktsuche und Variantenverwaltung helfen.

Essen und Gastfreundschaft

Restaurants und Cafés benötigen häufig eine schnelle Auftragserfassung, Belegkontrolle, geteilte Zahlungen und Unterstützung bei den Arbeitsabläufen des Personals. Mobilität kann für den Service am Tisch von Bedeutung sein.

Pop-ups und mobile Verkäufer

Eine mobile POS-Registrierkasse eignet sich gut für Märkte, Veranstaltungen und temporäre Räume. Mobilität, Akkulaufzeit und kontaktloses Bezahlen sind hier wichtiger als eine vollwertige Schalterstation. Einer Quelle zufolge eignen sich mobile POS besonders gut für Verkäufer ohne festen Standort.

Omnichannel-Unternehmen

Wenn Sie online und persönlich verkaufen, wird eine einheitliche Bestands- und Bestellsynchronisierung viel wichtiger. Ein Point-of-Sale-System, das beide Kanäle unterstützt, kann Überverkäufe und manuelle Aktualisierungen reduzieren. Der Artikel von Shopify beleuchtet diesen Omnichannel-Anwendungsfall direkt.

Nutzen Sie vor dem Kauf eine praktische Vergleichscheckliste

Sobald Sie einige Optionen in die engere Wahl gezogen haben, testen Sie sie. Verlassen Sie sich nicht nur auf Verkaufsdemos oder Homepage-Behauptungen.

Sowohl in den Akaunting- als auch in den Fiserv-Materialien werden Demos oder kostenlose Testversionen empfohlen und empfohlen, zu prüfen, wie das System reale Aufgaben bewältigt.

Verwenden Sie diese Checkliste während einer Testversion:

• Rufen Sie einen Verkauf an

• Bearbeiten Sie eine Rückerstattung

• Fügen Sie ein Produkt hinzu oder bearbeiten Sie es

• Preise aktualisieren

• Scannen Sie einen Artikel

• Erstellen Sie einen täglichen Bericht

• Öffnen und schließen Sie die Kassenschublade

• Personalkonten wechseln

• Überprüfen Sie den mobilen Zahlungsfluss

• Überprüfen Sie die Support-Kontaktoptionen

Lesen Sie auch Benutzerbewertungen. Achten Sie auf wiederholte Beschwerden über Ausfallzeiten, langsamen Support, versteckte Kosten oder schwierige Einrichtung.

Kurze Übersichtstabelle

Tipp: Wenn ein Anbieter Kosten, Support und Kompatibilität nicht klar erklären kann, betrachten Sie dies als Warnzeichen.

Abschluss

Die Auswahl zwischen POS-Kassen wird einfacher, wenn Sie die Entscheidung auf einige Kernfragen beschränken. Was verkauft Ihr Unternehmen? Wo verkaufen Sie es? Was bremst Ihr Team heute aus? Was muss das System im nächsten Jahr bewältigen?

Die richtige POS-Registrierkasse sollte Zahlungen schnell verarbeiten, Ihren Hardwareanforderungen entsprechen, das richtige Maß an Berichten bieten, Zahlungsdaten schützen und eine Verbindung zu den Systemen herstellen, auf die Sie sich verlassen. Bevor Sie sich entscheiden, vergleichen Sie einige Anbieter miteinander. Fordern Sie eine Demo an. Testen Sie reale Aufgaben. Sehen Sie sich die gesamten 12-Monats-Kosten an. Wählen Sie dann das System, das Ihrem Team hilft, besser zu arbeiten, und nicht nur das, das auf dem Papier am günstigsten aussieht.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die beste Wahl eine ist, die den aktuellen Anforderungen entspricht und auch dann nützlich bleibt, wenn das Unternehmen wächst. Für Unternehmen, die nach zuverlässigen POS-Lösungen suchen, zeichnet sich GSAN durch praktische Funktionen, flexible Hardwareoptionen und Tools aus, die zur Verbesserung der Kasseneffizienz, der Filialverwaltung und des Gesamtbetriebswerts beitragen.

FAQ

F: Was sind POS-Registrierkassen?

A: Sie verarbeiten Zahlungen und fügen häufig Berichts-, Inventar- und Kundentools hinzu.

F: Wie wähle ich eine POS-Registrierkasse aus?

A: Passen Sie es an Ihren Geschäftstyp, Ihren Zahlungsfluss, Ihr Budget und Ihre Wachstumspläne an.

F: Warum sollten Sie sich für POS-Registrierkassen gegenüber einem einfachen Registrierkassenautomaten entscheiden?

A: Sie bieten eine bessere Nachverfolgung, einen schnelleren Checkout und mehr Geschäftstransparenz.

F: Wie viel kostet ein POS-Kassensystem für Kleinunternehmen?

A: Die Kosten umfassen Hardware, Software und Gebühren für die Zahlungsabwicklung.

F: Was sollte eine POS-Registrierkasse für den Einzelhandel enthalten?

A: Es sollte Inventar, Quittungen, Kartenzahlungen und eine einfache tägliche Berichterstattung unterstützen.